人事档案调档函格式

更新日期：2026-09-15 19:27:10

标题

人事档案调档函格式

内容

在人事管理工作中，因工作调动、升学、入职等需要，常常涉及人事档案的调转。为了确保档案调转过程规范、合法、有序，需使用标准的“人事档案调档函”作为正式文件依据。本文对“人事档案调档函”的格式进行总结，并提供一份参考模板。

一、人事档案调档函概述

人事档案调档函是用于向原档案保管单位申请调取个人人事档案的正式公文。其内容应包含调档单位信息、调档原因、调档人信息、档案移交方式及注意事项等。该函件通常由调入单位或个人填写并加盖公章后发出。

二、人事档案调档函格式要点

项目	内容说明
标题	“人事档案调档函”
发文单位	调入单位名称（如：XX公司人力资源部）
收文单位	档案保管单位（如：XX市人才交流服务中心）
正文内容	包括调档事由、调档人信息、档案编号（如有）、调档方式、联系方式等
结尾语	“请予办理为盼”或“特此函达”等礼貌用语
联系人及电话	详细联系信息
公章	调入单位公章
日期	函件出具日期

三、人事档案调档函模板（参考）

```

人事档案调档函

XX市人才交流服务中心：

因我单位员工XXX（身份证号：XXXXXXXXXXXXXXX）拟调入我单位工作，现需调取其人事档案。该员工档案编号为：XXXXXX，档案存放于贵中心。

请协助办理相关档案调转手续，感谢支持！

联系人：XXX

联系电话：XXXXXXXXXXX

特此函达。

XX公司人力资源部

2025年4月5日

（盖章）

```

四、注意事项

1. 真实有效：调档函必须真实反映调档原因和相关信息，避免虚假信息。

2. 格式规范：按照公文格式书写，包括标题、发文单位、收文单位、正文、落款等。

3. 附件齐全：如有必要，可附上调档人身份证复印件、录用通知等材料。

4. 及时跟进：发出调档函后，应及时与档案保管单位沟通，确认档案调转进度。

通过规范的“人事档案调档函”格式，可以有效提升人事档案调转工作的效率和合法性，保障双方权益。建议用人单位和个人在实际操作中严格遵循相关流程，确保档案安全、完整、顺利转移。

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